par Aloa propose un pool de plusieurs de logiciels à ses clients et notamment un logiciel de gestion du temps de travail dédié aux Offices de Tourisme. Pour ceux qui ne connaîtraient pas encore cet outil ce billet vient décrire dans les grandes lignes les fonctionnalités et l’objectif attendu de ce logiciel
LES BASES !
La gestion du temps est un de nos premiers logiciels, si l’on tire le fil de l’histoire de cet outil on remonte facilement au début de l’existence de notre société, le logiciel a connu plusieurs montées de version pour atteindre sa maturité complète en 2014.
Comme tous nos outils il s’agit d’un logiciel full web, notre but est qu’il soit utilisable par tous les acteurs de la structure, chacun avec des niveaux de droit différents et adaptés à leur fonction. Ainsi en compartimentant les effectifs par services, puis en indiquant au système les différents responsables le logiciel va implémenter un workflow de validation pouvant aller jusqu’à trois niveaux. Ainsi un salarié qui posera une demande de congés par exemple verra sa demande traitée successivement par différentes personnes jusqu’à arriver à sa validation définitive
Au delà de ce cadre RH, le logiciel va permettre également de s’attaquer à l’unité de lieu en listant les différents bureaux constitutifs de la structure avec leurs horaires d’ouverture. Ces bases étant posées on permet donc de pouvoir affecter du temps de présence sur un lieu à un salarié mais pour y faire quoi ?
l’outil va permettre de créer des postes de travail et leurs déclinaisons : les missions, l’occasion pour nos clients de lister les tâches principales de l’Office de Tourisme, tâches que l’on va chercher à quantifier en sommant les temps passés.
Gérer le temps de travail d’un Office de Tourisme impose que l’on ait injecté dans l’outil tout ce que dit le droit du travail mais aussi la convention collective, en tenant compte bien évidemment des éventuelles règles locales pour gérer le cas échéant un accord d’entreprise, un acquis éventuel … Ce travail de paramétrage est préalable à l’utilisation et à la formation, il est réalisé en concertation avec nos consultantes. Tout cela va permettre ensuite de lister très précisément les membres du personnel avec leurs caractéristiques contractuelles et de jeter les bases théoriques selon lesquelles ils vont fréquenter la structure en ayant le souci de pouvoir gérer les modalités de la réduction du temps de travail prévues par le convention : horaires fixes, roulement, modulation, annualisation …
POUR FAIRE QUOI ?
le logiciel va permettre de :
- de lister le personnel dans son intégralité avec un paramétrage propre
- de gérer le temps de travail prévisionnel
- de fabriquer des plannings par bureau ou par équipe
- de saisir les temps de travail effectivement réalisés
- de gérer automatiquement les compteurs d’absences et d’heures
- de disposer de statistiques très précises quant aux absences et aux heures travaillées
- d’utiliser un agenda partagé
LE QUOTIDIEN DE L’UTILISATION ?
POUR LE SALARIÉ
- le salarié va pouvoir réaliser des demandes d’absences en connaissant en temps réel les soldes de jours et d’heures dont il dispose
- il va pouvoir consulter son planning
- il va être invité à préciser le détail réel de ses heures, cette saisie peut se faire par différents biais :
- utilisation de badgeuse physique
- utilisation de badgeuse virtuelle
- saisie des horaires
- saisie de volumes d’heures
- Une fois ses données vérifiées il disposera d’un récapitulatif mensuel très précis des absences, des heures, des gains de récupération ou repose compensateur.
POUR LE RESPONSABLE DE SERVICE
le responsable en plus de ce qui a été vu précédemment va pouvoir
- gérer les effectifs, paramétrer les nouveaux entrants, saisonniers, …
- apposer un premier niveau de validation sur une demande d’absence ou une saisie d’heures
- fabriquer du planning pour son service
POUR LA COMPTA / PAIE
- la gestion des compteurs d’absences et d’heures est entièrement automatisée
- des tableaux récapitulatifs permettant la génération des paies est produit par le logiciel synthétisant ainsi toutes les données utiles
- une vision transversale sur toute la structure
- un gain de temps considérable dans la gestion des tâches administratives liées aux RH
POUR LE DÉCIDEUR
- une vision transversale de la structure
- des statistiques très complètes sur différents points :
- Absences
- Temps de travail à l’échelle de la structure, par salarié, par poste et missions.
- zoom sur un salarié dans la perspective de bilan individuels
- des éléments tangibles utiles pour la réalisation d’un bilan ou pour justifier des activités de sa structure.
- de quantifier réellement le coût de fonctionnement de la structure
- d’offrir à ses salariés un outil transparent quant à la gestion des temps avec le même niveau d’information pour tout le monde
POUR ALLER PLUS LOIN
Vous pouvez consulter le lien suivant : www.aloa-tourisme.com/GestionDuTemps et contacter nos services par téléphone : 05.55.23.15.81 ou par mail : contact@aloa-tourisme.com une démonstration du logiciel vous sera proposée.
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